LES CLIENTS

Pour gérer vos clients, accédez au menu Tiers & Produits/Clients. L’ensemble des clients enregistrés au fur et à mesure dans votre dossier apparaît, par défaut, classé par raison sociale et par ordre alphabétique.

Vous pouvez utiliser les entêtes de colonnes pour modifier l’ordre d’apparition. Vous avez également la possibilité de restreindre l’affichage en sélectionnant un ou plusieurs critères sur la droite de l'écran :

“Actifs” sera votre filtre par défaut, il est aussi le plus pratique.
“Bloqués” pourra être utile pour voir les clients qui ont été bloqué pour impayés par exemple.
“Masqués” vous aidera parfois à retrouver un client que vous ou un autre utilisateur avez masqué.
“Tous”

Pour certaines colonnes, vous pouvez faire une recherche croissante ou décroissante. Vous pouvez même ajouter de nouvelles colonnes correspondant aux critères de vos clients (comme les conditions de règlement par exemple).

Vous pouvez faire une recherche manuelle pour certaines colonnes. Donc si vous connaissez un des critères de votre client, retrouvez-le facilement de cette façon.

Pour revenir à un affichage reprenant tous vos clients, vous pouvez sélectionner “Tous”.

Pour créer une fiche client

A partir de la liste clients, utilisez le bouton “Nouveau client” dans la barre d’outils.

Voici les champs à saisir :

Coordonnées client

Code : il vous permet de distinguer vos clients par un code simple et abrégé.

Le code est constitué de 15 caractères maximum, lettres et/ou chiffres.

Raison sociale
Famille de clients : la famille vous permet de regrouper les clients et d’appliquer les mêmes taux de remise et imputations comptables.
Forme Juridique
Téléphone
Télécopie
Numéro de TVA intracommunautaire
Régime de TVA, au choix : Local, UE, Export ou Autre
Commercial : permet de connaître le nom du commercial ou représentant affecté au client
E-mail
Site web
Lien externe

Comptabilité

Compte si différent de la famille: si vous avez choisi une famille de clients dans les coordonnées client, mais vous voulez qu'il soit comptabilisé dans un compte différent de celui paramétré pour la famille.
Sous-compte : définissez un sous-compte par client.

Coordonnées bancaires: ces informations vous permettront d'effectuer des prélèvements bancaires par la suite

Adresses(s)

Attention : veillez à bien renseigner le champ Raison sociale des adresses, il est utilisé pour l’édition des documents (devis, factures…).

Adresse de facturation
Adresse de livraison

Cochez “livrer à la même adresse” pour ne pas ressaisir les informations si la livraison est à la même adresse. Cocher “contact à la même adresse” pour ne pas ressaisir la partie Adresse de votre Contact client dans l'onglet suivant.

Contact(s)

Cochez “Contact de facturation” si vous voulez que ce contact soit celui par défaut lorsque vous facturez avec ce client.

Autres données

Si vous voulez appliquer des conditions de règlement fixes pour ce client, et/ou appliquer une remise sur tout ses achats, c'est ici que vous l'informez.

Remarques : pour ajouter d’autres adresses ou contacts, validez la fiche puis revenez ensuite sur votre client. Vous aurez alors la possibilité de gérer une liste illimitée d’adresses de facturation et de livraison ainsi qu’un nombre illimité de contacts.

Pour vos clients en prélèvement, indiquez le RIB puis cliquez sur Rechercher la banque . Les coordonnées complètes de la banque s’affichent et vous assurent de la validité du RIB.

Pour consulter ou modifier une fiche client

Sélectionnez le menu Tiers & Produits/Clients
Recherchez le client en vous aidant éventuellement des différents filtres mis à votre disposition.
En double-cliquant sur la raison sociale de votre client, vous accédez à sa fiche.
Cliquez sur Mettre à jour pour entrer en modification de la fiche client si vous souhaitez changer ou ajouter des informations.

Si vous ne cliquez pas sur “Mettre à jour”, vous ne pourrez modifier les informations client que vous voyez.

Pour supprimer une fiche client

Sélectionnez le menu Tiers & Produits.
Recherchez le client en vous aidant éventuellement des différents filtres mis à votre disposition.
Utilisez le bouton Supprimer la sélection. Vous pouvez supprimer plusieurs fiches client en une seule fois.

Vous pouvez faire une recherche dans votre liste de clients, par exemple une famille en particulier, puis tous les sélectionner et les supprimer d'un seul clic

Remarque : Une confirmation sera demandée.
La suppression n’est possible que si vous n’avez pas établi de documents de vente (devis,facture, …) pour le client à supprimer. Si vous voulez qu'il ne soit plus utilisé cependant, vous pouvez très bien le masquer. Il n'apparaîtra alors plus dans la liste des clients actifs.

Pour gérer des variantes clients

Une variante sur les clients peut être utilisée si vous appliquez une remise différente pour un client sur un seul produit et non sur la totalité des produits facturés à ce client, par exemple. Pour plus de détails, cliquez ici.

Exporter sa base Clients

Allez consulter votre base de Clients dans Tiers & Produits/Clients.

Vous pouvez exporter votre base clients de façon très simple : Cliquez sur le bouton après avoir coché l'ensemble de votre liste de clients.

La disposition des colonnes sur Itool ainsi que les résultats obtenus avec les fonctions de recherche détermineront la disposition des colonnes sur le fichier format csv (exploitable sur Excel).
Vous pouvez donc exporter une famille de clients en particulier, avec leur adresse en première ligne par exemple. C'est la forme que vous avez sur Itool qui sera reproduite sur le fichier exporté.

Liens :