LE MENU PRÉFÉRENCES

Itool Gestion Commerciale dispose d'un ensemble de critères paramétrables pour mieux s'adapter à tout type d'activité, tout type d'entreprise.

Vous aurez accès à l'ensemble de vos paramètres depuis le menu Paramètres/Préférences. Les préférences générales sont les plus utiles en premier lieu.

Paramètres/Préférences/Générales

1. Vous allez paramétrer la synergie comptable de vos documents de vente, pour le cas où vous les transférez en comptabilité (qu'elle soit Itool ou autre).
   Définissez le journal des ventes, des règlements puis choisissez les comptes dans lesquelles passeront les écritures d'acompte, de frais de port et d'escompte.
2. Si vous autorisez des écarts, vous pouvez cocher cette case et renseigner le montant autorisé (de 1 centime à plusieurs euros).
3. Comme pour le paramétrage comptable, c'est ici le journal et les comptes/sous-comptes engagés lors d'écarts positifs comme négatifs qu'il vous faudra paramétrer ici.
4. Vous pouvez envoyer une copie de chacun des mails envoyés depuis ce dossier. Le contact en réception ne saura pas qu'une copie a été envoyée.
   Cela vous permet de tenir un collègue au courant, ou bien un responsable.
   Attention tous les mails envoyés auront une copie cachée vers l'adresse indiquée dans ce champ si vous l'activez.
   C'est une option d'automatisation, qui vous évite de retaper l'adresse si vous faites une copie cachée à tous vos envois de mail.
   
5. Ce champ vous permet, s'il est coché, de pouvoir rechercher votre produit dans vos documents de vente avec des informations apparaissant dans la désignation complète.
   Par exemple si votre désignation produit reprend uniquement son nom mais que la désignation complète prend une référence, des mensurations, ou toute autre information plus pertinente pour vous : vous pourrez retrouver le produit avec une de ces informations.
   
6. La dernière partie de la page vous donnera l'occasion de paramétrer le nombre de décimales pour vos différents types de données chiffrées.

Paramètres/Préférences/Numérotation des documents

C'est à partir d'ici que vous déterminez les préfixes mais aussi la numérotation de vos documents de vente:

• Ici vous allez pouvoir changer les préfixes des différents type de documents de vente.
• Le changement de numérotation est impossible si des documents de ventes avec le préfixe défini existent déjà.
• Pas de bon de livraison avec le préfixe BL existants, je peux commencer à numérotation comme je veux.
  Par exemple : Si vous notez BL en préfixe puis 157, le prochain BL portera le n° “BL 158”.
  

Paramètres/Préférences/Comptes clients et fournisseurs





C'est ici que vous retrouvez l'ensemble des comptes ainsi que les sous-comptes de vos tiers. Vous pouvez observer l'ensemble des comptes que vous pouvez assigner à un ou des clients, ou à une famille de clients.
Vous pouvez modifier le nom d'un compte, lui ajouter des sous-comptes que vous pouvez aussi modifier après avoir déplié la liste des sous-comptes ().

Bien entendu si vous avez déjà nommé un sous-compte pour votre client lorsque vous l'avez créé ou importé, vous retrouverez le sous-compte dans le compte qui lui est assigné.
Si vous voulez créer un nouveau compte, cliquez sur “Nouveau collectif clients”. Vous pouvez faire de même avec les fournisseurs.

Paramètres/Préférences/Taux de TVA

Dans ce menu vous apparaît la liste de vos taux de TVA en l'état actuel sur votre dossier.






Cliquez sur le bouton Modifier les taux pour accéder au paramétrage des taux:





Attention : Un Taux de TVA est paramétré uniquement si vous lui avez assigné un taux, un compte comptable et un type de vente.

Paramètres/Préférences/Modes de règlement


Par défaut, Itool vous propose différents modes de règlement :






Vous avez la possibilité d'en créer de nouveaux :

• Donnez à ce mode de règlement un titre, puis déterminez son type et son compte rattaché. Vous pourrez ainsi transformer vos règlements en écritures comptables dans le menu transfert en comptabilité.
  

Paramètres/Préférences/Conditions de règlement


Par défaut, Itool vous propose différentes conditions de règlement :





Dans la liste des conditions, cliquez sur en face du nom de la condition pour uniquement modifier la désignation.

Si vous voulez modifier une échéance rattachée à une condition, déroulez-la avec le bouton + et cliquez sur le bouton .


Créer une condition

Cliquez sur le bouton “Nouvelle condition”. Affectez une désignation à votre condition de paiement.




Pour créer votre nouvelle échéance, cliquez sur le bouton .


C'est maintenant que vous définissez de façon concrète l'échéance:

• Ici les conditions seront “attendre la fin de mois puis compter 10 jours”.
  

Un autre exemple:

• Ici les conditions seront “attendre 20 jours puis attendre la fin du mois puis attendre le 5 du mois suivant”.
  

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