Les pièces de vente sont gérées selon un cheminement logique en plusieurs étapes :

Un même éditeur vous permet de créer chacune de ces pièces de vente. Il suffit de choisir le type dans le menu Ventes. Les explications ci-dessous pour les devis sont donc valables en partie pour les bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs.

1 : Passez en création de devis en cliquant sur Ajouter un devis, ou cochez un ou plusieurs devis et cliquez sur Modifier la sélection pour accéder à un ensemble de propositions concernant la sélection. Annuler les filtres annule les différents critères de recherche que vous avez pu utiliser pour retrouver un ou des devis en particulier.

2 : Le numéro du document est inscrit ici. Il prend par défaut un code pour le différencier des autres types de documents. Les devis auront pour code DC, les factures validées : FC .

3 : L'échéance est inscrite sur cette partie. Cliquez sur la date pour consulter le détail des échéances mais aussi en ajouter ou modifier l'état actuel des échéances. S'il n'y a pas encore d'échéance, cliquez sur le terme “choisir…“ pour en ajouter. Sinon, rendez vous dans le Pied du document lorsque vous êtes en modification de celui-ci.

4 : L'ensemble de ces actions vous permet de modifier, visualiser directement ou en PDF le document, l'envoyer, le transférer/transformer, le copier, l'archiver ou le supprimer. Le tout à portée de main. Pour activer ces fonctions, la colonne “Actions” doit être activée. Pour cela cliquez sur le coin d'une colonne et allez dans “Colonnes”. La colonne Actions doit être cochée.

5 : Triez l'affichage de vos devis, par statut et/ou par période. Des options de recherche avancée vous donnerons toutes les chances de trouver et organiser les documents à votre guise.
Vous pouvez effectuer une recherche pour chaque colonne, de façon croissante ou décroissante, mais aussi en tapant l'information avec la fonction de recherche.

Pour rechercher un devis à partir de la liste, utilisez les zones de filtre en entête de colonne.


À partir d'un devis, vous pouvez générer un bon de commande, un bon de livraison ou une facture. Cochez le ou les devis qui vous intéressent, cliquez sur Modifier la sélection et faites votre choix.
Vous pouvez grouper plusieurs devis en un seul bon de commande ou une seule facture par exemple (si les devis partagent le même client):




N'oubliez pas que vous pouvez extraire l'ensemble des documents et de leurs différentes informations grâce au bouton Exporter en haut à droite de l'écran pour les exploiter directement sur Excel.

Vous exporterez les résultats de votre recherche, comme vous les avez organisés.

Donc avant d'exporter, vérifiez bien que toutes les informations qui vous intéressent en données Excel soient à l'écran sur Itool.


Enfin, double-clic sur un document vous permet de rentrer en consultation. Un certain nombre d'actions sont aussi réalisables à partir de la consultation, grâce aux boutons proposés au dessus du document.

Les informations prennent cette forme:

1. Sélectionnez 'Devis' dans le menu Ventes.
2. La liste des devis existants apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter un devis pour créer un nouveau document.

• Le Numéro de devis sera incrémenté de façon automatique à partir du dernier numéro utilisé.
  

Vous pouvez définir le paramétrage du dernier numéro de pièce des documents de vente depuis le menu Paramètres/Préférences/Numérotation des documents.

• Indiquez la Date d'émission du devis (date du jour de création du document, par défaut).

• Le Champ client est une zone à renseigner obligatoirement : ce code vous permet de savoir à qui est destiné le devis. Vous pouvez taper directement le code de votre client ou les premières lettres de la raison sociale de votre client dans le champ de recherche. Utiliser la touche Entrée de votre clavier pour valider votre choix si votre recherche vous donne un seul client. Sinon vous pouvez le sélectionner d'un simple clic.
  

• Vous pouvez créer un nouveau client directement de cette fenêtre en cliquant sur le bouton Ajouter un client.

• Vous pouvez éventuellement affecter le Commercial chargé de l'affaire si il n'est pas renseigné dans la fiche du client. Indiquez un Objet et une Référence pour ce devis.

• Sur ce premier onglet, vous avez la possibilité de choisir des entêtes et mentions pied de page. Vous devez créer au préalable ces éléments dans la partie Paramètres/Modèles.
  

Cet onglet rappelle les coordonnées du client qui apparaîtront dans l'en-tête du devis. Suivant les différentes adresses que vous avez renseignées dans la fiche client, cette partie se complètera d'elle-même. Déterminez les adresses qui seront affichées sur votre document final et que l’application doit prendre en compte.

Les informations peuvent être modifiées ponctuellement pour la pièce en cours de saisie, notamment les différentes adresses.

C'est ici que vous enregistrez la commande. Vous devrez choisir les produits vendus, leur quantité ainsi que leur prix. N'oubliez pas de Totaliser pour calculer le montant du document.

• Dans la zone Code, saisissez le code de l'article en entier ou consultez la liste en tapant la première lettre du code produit par exemple.

• C'est la désignation (ou la désignation complète si elle a été saisie lors de la création du produit) qui s'affiche dans la zone Désignation, mais vous pouvez la modifier directement sur votre devis.

• Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire HT que vous avez entré dans la fiche produit. Vous pouvez toutefois le modifier.

• Si la case TTC est cochée, le Prix Unitaire sera considéré comme le prix TTC de l’article, le prix HT sera donc calculé automatiquement.

• Indiquez la Quantité de l'article commandé.

• Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à toute la ligne. Vous pouvez attribuer un taux de remise à un client pour tout ses achats si vous le saisissez dans sa fiche client. Le taux s'affichera automatiquement.

• Le code TVA que vous avez défini sur la fiche Produit s'inscrit ensuite sur la ligne de saisie. Celui-ci est modifiable.
  

C'est ici que vous allez finaliser les calculs de facturation et attribuer une ou des échéances à votre document.

Vous pouvez :

• Ajouter des frais de port en renseignant directement le montant (pour attribuer de la TVA à vos frais de port, cliquez sur la calculatrice), ajouter un escompte, ajouter des acomptes (cliquez sur la calculatrice pour ajouter des acomptes). (1)

• Ensuite vous déterminerez des conditions de règlement à partir de la liste de choix. Vous pouvez mettre une échéance globale ou plusieurs échéances. (2). Par défaut, les conditions de règlements indiquées seront celles saisies dans la fiche du client sélectionné. Il suffira de cliquer sur le bouton “Ajouter l'échéance”. Vous pouvez aussi créer d'autres conditions de règlement dans Paramètres/Préférences/Conditions de règlement.
  

• Vous pouvez définir manuellement des échéances en indiquant simplement la date, le mode et le montant pour chacune d’entre elles puis cliquer sur le bouton Ajouter l'échéance. Pour définir le mode de règlement manuellement, choisissez la condition de règlement “Personnalisée”.
  

Lorsque tous les éléments du devis sont définis, utilisez le bouton Valider pour confirmer la création du document.

Vous revenez à la liste de vos devis en cours.

A partir d’un devis, vous avez la possibilité de créer un bon de commande, de livraison ou une facture comprenant les mêmes informations. Pour cela :

1. Sélectionner Devis dans le menu Ventes
2. Adaptez éventuellement la liste des devis à reprendre en vous aidant de la fonction Rechercher. De cette façon vous pourrez tous les sélectionner en une seule fois.
3. Sélectionnez les devis en cochant les cases.
4. Cliquez sur le bouton Modifier la sélection puis choisissez Transférer en facture pour transformer le devis en facture directement. Même principe pour générer un bon de livraison par exemple.
   

Vous générerez une facture à partir d'un bon de livraison de la même façon. Vous pouvez aussi regrouper plusieurs devis en une seule facture ou autre document.





Vous avez un bon nombre de possibilités pour modifier vos documents de vente. À partir d'un ou plusieurs devis vous pouvez faire une transformation en bon de commande, en bon de livraison, en facture ou même les envoyer par mail ou les imprimer.

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