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Gestion des tiers
Vous pouvez créer à partir de ce module une base de données clients.
Nous vous recommandons de regrouper vos clients dans des Familles de clients. Choisissez vos regroupements en fonction de votre secteur d’activité.
Voici quelques exemples de regroupements :
- Par région : clients Nord, Sud, Est, Ouest
- Par profil : particuliers, entreprises, associations, administration
- Par segment : produits, services, divers
Par défaut, la famille 'Mes clients' est créée dans Itool Gestion commerciale.
Sélectionnez 'Familles de clients' dans le menu Tiers & Produits/Familles de clients.
La liste des familles de clients existantes s’affiche.
Vous retrouvez la possibilité de limiter l’affichage au(x) seul(s) critère(s) sélectionné(s) :
Une famille de clients correspond à l'enregistrement de divers éléments. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients. Par exemple vous pouvez appliquer un taux de remise sur tous les clients de la famille; ou leur définir un compte comptable pour ne pas avoir à le renseigner à nouveau à chaque création de nouveau client.
(Certains éléments sont facultatifs et doivent être renseignés en fonction des besoins de votre société.)
Créer une famille client
- Sélectionnez le menu Tiers & Produits/Famille de clients.
- Utilisez le bouton 'Ajouter une famille' situé en haut de page.
- Complétez les champs suivants :
- Désignation (obligatoire) : c’est le nom que vous souhaitez attribuer à votre famille, «Particuliers » ou « Association » par exemple.
- Taux de remise : permet d'appliquer un taux de remise par défaut à l’ensemble des clients de la famille.
- Compte (obligatoire) : numéro de compte collectif pour l’ensemble des clients de la famille.
Cliquez sur l’icône pour afficher la liste des comptes disponibles. - Conditions de règlement : choisissez dans la liste les conditions de règlement à appliquer aux clients de la famille.
- Commercial : précisez le commercial responsable de la famille de clients si vous en avez un.
- Observations : ce champ vous permet de mémoriser des observations concernant la famille.
- Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'
Toutes ces options seront appliquées par défaut à tous les clients de la famille. Néanmoins il sera possible de personnaliser chacun des champs dans les fiches clients.
Modifier une famille de client
- Sélectionnez le menu Tiers & Produits/Familles de clients
- Double-cliquez sur la ligne de la famille (mais pas sur son intitulé en bleu)
- Dans la pop-in qui vient de s'afficher, cliquez sur “mettre à jour” et apportez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Sauvegarder en bas de page pour enregistrer.
Tous les clients précédemment enregistrés dans la famille seront modifiés.
Supprimer une famille de client
- Sélectionnez le menu Tiers & Produits/Famille de clients.
- Recherchez la famille de client et cochez-la dans la liste des familles de clients.
- Cliquez ensuite sur le bouton “Supprimer la sélection”
La suppression d’une famille implique qu’il n’existe aucun client rattaché à celle ci !
LES CLIENTS
Pour gérer vos clients, accédez au menu Gestion des tiers. L’ensemble des clients enregistrés au fur et à mesure dans votre dossier apparaît, par défaut, classé par raison sociale et par ordre alphabétique.
Vous pouvez utiliser les entêtes de colonnes pour modifier l’ordre d’apparition. Vous avez également la possibilité de restreindre l’affichage en sélectionnant un ou plusieurs critères sur la droite de l'écran :
- “Actifs” sera votre filtre par défaut, il est aussi le plus pratique.
- “Bloqués” pourra être utile pour voir les clients qui ont été bloqué pour impayés par exemple.
- “Masqués” vous aidera parfois à retrouver un client que vous ou un autre utilisateur avez masqué.
- “Tous”
Pour chaque colonne, vous pouvez faire une recherche croissante ou décroissante, et même ajouter de nouvelles colonnes correspondant aux critères de vos clients (comme les conditions de règlement par exemple).
Vous pouvez faire une recherche manuelle pour chaque colonne. Donc si vous connaissez un des critères de votre client, retrouvez-le facilement de cette façon.
Pour revenir à un affichage reprenant tous vos clients, vous pouvez sélectionner “Tous”.
Pour créer une fiche client
A partir de la liste clients, utilisez le bouton “Nouveau client” dans la barre d’outils.
Voici les champs à saisir :
Coordonnées client
- Code : il vous permet de distinguer vos clients par un code simple et abrégé.
Le code est constitué de 15 caractères maximum, lettres et/ou chiffres.
- Raison sociale
- Famille de clients : la famille vous permet de regrouper les clients et d’appliquer les mêmes taux de remise et imputations comptables.
- Forme Juridique
- Téléphone
- Télécopie
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Régime de TVA, au choix : Local, UE, Export ou Autre
- Commercial : permet de connaître le nom du commercial ou représentant affecté au client
- E-mail
- Site web
- Lien externe
Comptabilité
- Compte si différent de la famille: si vous avez choisi une famille de clients dans les coordonnées client, mais vous voulez qu'il soit comptabilisé dans un compte différent de celui paramétré pour la famille.
Coordonnées bancaires: ces informations vous permettront d'effectuer des prélèvements bancaires par la suite
Adresses(s)
Attention : veillez à bien renseigner le champ Raison sociale des adresses, il est utilisé pour l’édition des documents (devis, factures…).
- Adresse de facturation
- Adresse de livraison
Cochez “livrer à la même adresse” pour ne pas ressaisir les informations si la livraison est à la même adresse. Cocher “contact à la même adresse” pour ne pas ressaisir la partie Adresse de votre Contact client dans le champ suivant.
Contact(s)
Cochez “Contact de facturation” si vous voulez que ce contact soit celui par défaut lorsque vous facturez avec ce client.
Autres données
Si vous voulez appliquer des conditions de règlement fixes pour ce client, et/ou appliquer une remise sur tout ses achats, c'est ici que vous l'informez.
Remarques : pour ajouter d’autres adresses ou contacts, validez la fiche puis revenez ensuite sur votre client. Vous aurez alors la possibilité de gérer une liste illimitée d’adresses de facturation et de livraison ainsi qu’un nombre illimité de contacts.
Pour vos clients en prélèvement, indiquez le RIB puis cliquez sur Rechercher la banque . Les coordonnées complètes de la banque s’affichent et vous assurent de la validité du RIB.
Pour consulter ou modifier une fiche client
- Sélectionnez le menu Gestion des tiers.
- Recherchez le client en vous aidant éventuellement des différents filtres mis à votre disposition.
- En double-cliquant sur la raison sociale de votre client, vous accédez à sa fiche.
- Cliquez sur Mettre à jour pour entrer en modification de la fiche client si vous souhaitez changer ou ajouter des informations.
Si vous ne cliquez pas sur “Mettre à jour”, vous ne pourrez modifier les informations client que vous voyez.
Pour supprimer une fiche client
- Sélectionnez le menu Gestion des tiers.
- Recherchez le client en vous aidant éventuellement des différents filtres mis à votre disposition.
- Utilisez le bouton Supprimer la sélection. Vous pouvez supprimer plusieurs fiches client en une seule fois.
Vous pouvez faire une recherche dans votre liste de clients, par exemple une famille en particulier, puis tous les sélectionner et les supprimer d'un seul clic
Remarque : Une confirmation sera demandée.
La suppression n’est possible que si vous n’avez pas établi de documents de vente (devis,facture, …) pour le client à supprimer. Si vous voulez qu'il ne soit plus utilisé cependant, vous pouvez très bien le masquer. Il n'apparaîtra alors plus dans la liste des clients actifs.
Pour gérer des variantes clients
Une variante sur les clients peut être utilisée si vous appliquez une remise différente pour un client sur un seul produit et non sur la totalité des produits facturés à ce client, par exemple.
Pour plus de détails, cliquez ici.