Il est indispensable de suivre ces étapes dans l’ordre pour paramétrer votre dossier avant de commencer à travailler avec Itool Gestion Commerciale.
Ces étapes sont indispensables pour un démarrage rapide.

Pour accéder aux paramètres généraux de votre dossier :

1. Accédez au menu Paramètres/Paramètres/Généraux :
   

1. Paramétrage comptable : choisissez dans la liste les journaux, le journal que vous souhaitez utiliser pour exporter vos écritures de ventes et vos écritures de règlements. Choisissez également le radical des comptes de produits (7 par défaut), ainsi que le compte d’acompte à utiliser pour la comptabilisation de vos factures d’acomptes.
2. Paramétrage gestion des écarts : pour autoriser les écarts approchés, cochez l'option correspondante. Définissez le montant de l’écart autorisé, le journal des écarts ainsi que les comptes des écarts de débit et crédit. Enfin, saisissez le libellé de l'écriture qui sera repris lors du transfert en comptabilité.
3. Paramétrage des envois E-mail : pour autoriser les envois d’E-mail en copie cachée, cochez l’option correspondante. Indiquez l’adresse mail du destinataire de ces envois.
4. Paramétrage gestion des stocks : Pour vos articles gérés en stock, vous pouvez obtenir des messages d’avertissement lors de la création des pièces de ventes. Ceci afin de savoir que votre article est en rupture de stock ou que le stock minimum est atteint.
5. Titre des documents : vous pouvez personnaliser le titre des documents. Par exemple, saisissez « Note d’honoraires » dans le champ « Facture » si vous souhaitez utiliser ce terme précis.
6. Nombre de décimal : Définissez le nombre de chiffre devant apparaitre derrière la virgule, lors de l’affichage des quantités, des prix unitaires et des variables.
7. Cliquez sur le bouton “Valider” afin de sauvegarder les saisies effectuées.

Afin de spécifier le type de numérotation à utiliser pour chaque document de vente, accédez au menu Paramètres + Paramètres + Numérotation.

Faites de même pour le paramétrage de la gestion de vos factures d’abonnements, en accédant au menu Paramètres + Paramètres + Factures d’abonnements.

La personnalisation du plan comptable vous permet de créer les comptes collectifs clients et fournisseurs.

1. Sélectionnez le menu Paramètres + Paramètres + Comptes clients et fournisseurs.
2. Par défaut, l’application vous propose les collectifs suivants :
   • 410000 Clients et comptes rattachés
   • 400000 Fournisseurs et comptes rattachés
     Par exemple, pour ajouter un compte collectif clients, cliquez sur le bouton Nouveau collectif clients dans la barre d’outils.
     Remarque : les comptes collectifs clients permettent de regrouper les grandes familles de clients (vente locale, export, région…). Pour chacun des clients, vous pourrez ensuite personnaliser un numéro de sous compte spécifique.
3. Saisissez ensuite un numéro de compte à 6 chiffres ainsi qu’une désignation et cliquez sur Valider pour enregistrer votre saisie.

1. Dans la liste des comptes, cliquez sur la désignation du compte à modifier ou à supprimer.
2. Dans la page Modifier compte il vous est possible de modifier la désignation du compte.
3. Pour supprimer le compte, cliquez sur Supprimer le compte.

Remarque : vous ne pouvez pas supprimer un compte utilisé.

1. Cliquer sur la désignation du compte pour lequel vous souhaitez créer un sous-compte
2. Dans la page Modifier Compte, cliquez sur Ajouter un sous-compte
3. Saisissez le numéro du sous-compte (6 caractères alphanumériques) et la désignation
4. Cliquer sur Ajouter

1. Dans la liste des sous-comptes, cliquez sur la désignation du sous-compte à modifier ou à supprimer
2. Dans la page Modifier un sous-compte, il vous est possible de modifier le numéro et la désignation du sous-compte
3. Pour supprimer le sous-compte, cliquez sur Supprimer ce sous-compte

Remarque : vous ne pouvez pas supprimer un sous-compte utilisé.

Vous pouvez utiliser jusqu’à 10 taux de TVA différents dans Itool Facturation. Pour chacun des taux de TVA, un numéro de compte est personnalisable.

1. Sélectionnez le menu Paramètres + Paramètres + Taux de TVA.
2. Des taux de TVA sont paramétrés par défaut.
3. Pour personnaliser les taux de TVA et les numéros de comptes associés, cliquez sur le bouton Editer les taux dans la barre d’outils.
4. Pour chaque taux de TVA, précisez le taux et le numéro de compte associé. Cliquez sur l’icône pour consulter la liste du plan comptable.
5. Enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton Valider en bas de la page.

Itool Facturation est paramétré par défaut avec les modes de règlements courants. Vous pouvez créer et personnaliser vos propres modes de règlements.

Sélectionnez le menu Paramètres + Paramètres + Modes de règlement.

1. Cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre d’outils.
2. Complétez le formulaire :
   • Désignation : choisissez une désignation pour le mode de règlement.
   • Type : sélectionnez le type du mode de règlement : chèque, virement, espèces, carte bancaire, prélèvement, LCR, bordereau ou divers.
   • Compte : complétez le numéro de compte associé pour ce mode de règlement.
   • Cliquez sur l’icône pour consulter la liste du plan comptable.
   • Sous-compte : complétez le numéro de sous-compte associé. Cliquez sur l’icône pour consulter la liste des sous-comptes associés au numéro de compte.
3. Enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton Valider en bas de la page.

1. Cliquez sur l’icône Modifier dans la liste des modes de règlements.
2. Cliquez sur l'icône Supprimer

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer un mode de règlement utilisé

Les conditions de règlement sont des ensembles de modes de règlement avec dates d’échéance. Itool Facturation est paramétré par défaut avec des conditions de règlement.

1. Sélectionnez le menu Paramètres + Paramètres + Conditions de règlement.
2. Par défaut, l’application vous propose les conditions de règlement disponibles.
3. Cliquez sur Nouvelle.
4. Complétez le champ Désignation avec un libellé. Par exemple : « Traite 30 j et 60 j ».
5. Enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton Valider.
6. Ajoutez la première échéance « 30 jours » par traite :
   • Délai : saisissez le nombre de jours
   • Mode de règlement : choisissez dans la liste le type de règlement (traite,chèque…)
   • Ajustement : choisissez parmi les options, l’ajustement du délai : premier jour du mois, le « Xe » jour du mois, fin de mois ou net.
   • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer votre saisie.
7. Faire de même pour les autres échéances.

Si vous disposez de commerciaux ou représentants de commerce dans votre entreprise, vous pouvez créer une fiche détaillée par commercial. Ces derniers pourront être rattachés à vos clients. Cette étape facultative vous permettra notamment d’éditer des rapports statistiques de ventes pour chacun de vos commerciaux.

1. Sélectionnez le menu Bases + Commerciaux
2. La liste des commerciaux est vide, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer une nouvelle fiche.
3. Complétez le formulaire et enregistrez votre saisie en cliquant sur Valider en bas de la page.

Nous vous recommandons de regrouper vos clients dans des Familles de clients. Choisissez vos regroupements en fonction de votre secteur d’activité.

Voici quelques exemples de regroupements :

• Par région : clients Nord, Sud, Est, Ouest
• Par profil : particuliers, entreprises, associations, administration
• Par segment : produits, services, divers

Par défaut, la famille Mes clients est créée dans Itool Facturation.

Pour créer une nouvelle famille de clients :

1. Sélectionnez le menu Bases + Famille de clients.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre d’outils.
3. Complétez les champs suivants :
   • Désignation : c’est le nom que vous souhaitez attribuer à votre famille, «Particuliers » ou « Association » par exemple.
   • Taux de remise : pour appliquer un taux de remise par défaut à l’ensemble des clients de la famille.
   • Compte : numéro de compte collectif pour l’ensemble des clients de la famille. Cliquez sur l’icône pour afficher la liste des comptes disponibles.
   • Conditions de règlement : choisissez dans la liste les conditions de règlement à appliquer aux clients de la famille.
   • Commercial : précisez le commercial responsable de la famille de clients.
   • Observation : ce champ vous permet de mémoriser des observations concernant la famille.
4. Valider

Remarque : toutes ces options seront appliquées par défaut à tous les clients de la famille.
Néanmoins il sera possible de personnaliser chacun des champs dans les fiches clients.

Nous vous recommandons de regrouper vos produits ou services dans des Familles de produits. Choisissez vos regroupements en fonction de votre secteur d’activité. Par défaut, les familles Mes produits et Mes services sont créées dans Itool Facturation.

Pour créer une nouvelle famille de produits :

• Sélectionnez Famille de produits dans le menu Bases.
• Cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre d’outils.
• Complétez chaque champ :
  1. Désignation : c’est le nom que vous souhaitez attribuer à votre famille, «Gros électroménager» ou « Hifi » par exemple.
  2. Fournisseurs : Sélectionner dans la liste déroulante le fournisseur de l’ensemble des produits de la famille (cette option est facultative et n’a pour intérêt qu’un caractère informatif sur la provenance des produits)
• Comptes et taux de TVA : Définir les numéros de compte et les taux de TVA qui seront utilisés pour les produits de la famille lors d’un transfert des ventes en comptabilité.

Remarque : toutes ces options seront appliquées par défaut à tous les produits de la famille. Néanmoins il sera possible de personnaliser chacun des champs dans les fiches produits.

Liens

• Itool FACTURATION
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